关于移交2019年度档案的通知

学院各部门：

为进一步规范我院档案工作，提高档案利用效率，自即日起开展2019年度档案移交、整理工作，现将2019年度档案移交有关事项通知如下：

一、各处、室需于6月30日前向学院档案室移交所保管的2019年度档案资料；各系（部）党总支需移交2016级毕业生毕业合影照片（含电子版）。

二、各部门如需《移交档案资料目录表》，请向学院档案室索取。

三、各部门移交的档案资料应符合以下条件：

1．移交档案资料中必须有日期、签章。

2．档案须交原件材料，并保持字迹清晰（黑色签字笔）。

3．凡纸质档案资料有电子稿的应一并移交，移交的电子文件必须同时移交一份纸质档案。移交的电子文件命名应清晰表明文件的内容，例如不可仅以DOC1.doc的方式命名。

4．各部门若有单独行文的情况，须移交2019年度完整的部门文件资料（含电子文件）。

5．由各部门保管的金额在人民币5万元以上的设备，应提交设备相关资料。

6．各部门应积极提交2019年度声像档案（照片和光盘等）和实物档案。

四、其他未尽事宜由学院档案室负责协调、解答。

特此通知

学院办公室

2020年5月18日