安徽商贸职业技术学院档案利用规定

为有效利用档案信息资源，更好地为学院党政管理、教学和科研等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号）、《安徽省高等学校档案管理实施办法》和《安徽商贸职业技术学院档案管理实施办法》等有关规章制度的规定，结合学院工作实际，特制定本规定。

一、学院综合档案的利用范围分为开放档案和未开放档案（内部档案；涉及国家秘密的；涉及专利或者技术秘密的；涉及个人隐私的；档案形成部门规定限制利用的）两部分。利用方式为查阅、借阅、咨询、复制等。

二、利用开放档案，学院各部门及个人或外单位及个人，须持有效证件（教职工凭身份证；学生凭学生证及身份证；外单位查阅档案者，须持单位介绍信及本人有效证件；委托他人查询档案，须持当事人有效证件、委托人有效证件身份证和委托人的委托书）并办理利用登记手续。

利用非开放的内部档案，除须持上述有效证件并办理利用登记手续外，还需经原移交档案的部门负责人同意。

利用非开放的密级档案，除须持上述有效证件并办理利用登记手续外，还须经保密部门负责人及院长审批，涉密档案原则上不外借。

外籍人员、港澳和台湾同胞要求利用学院开放档案，除须持上述有效证件并办理利用登记手续外，须持国家有关部门介绍信，经学院档案部门负责人及院长批准后，报市主管部门同意方可查阅档案资料。

三、利用档案一般只限在档案阅览室查阅，一般情况下档案不得外借，如特殊情况需外借，须经归档部门和档案室负责人批准，特殊档案须经院长批准。出借档案不得转借，更不能丢失，违者酌情罚款。

借阅档案期限一般不超过1周，到期后仍需利用的，应向档案室说明情况，重新办理借阅手续。退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理，并追究相关责任人责任。

四、在利用档案过程中，任何人不得拆卷、抽页、损坏、涂改、批注、污损、折皱等，不得擅自复制、摘抄，将档案带出阅档室；不得出版、公布、泄露未开放的档案及有关的内容，如发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任

五、凡外出工作和调离学院的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。

六、利用者要求复制档案时，由档案管理人员负责办理复印或数字化加工档案的打印服务。加盖学院档案室印章的复制件或打印件，与原件具有同等效力。对传统载体档案进行数字化后的档案原件要妥善保管，一般不再提供利用。

七、原《安徽商贸职业技术学院档案查询利用制度》停止执行。

八、本规定由学院档案室负责解释。